Stand: April 2026
Sven Kleinert, handelnd unter der Marke NachweisWerk
Roitzscher Straße 15 · 06796 Brehna · Deutschland
E-Mail: info@nachweiswerk.de
Telefon: +49 1556 7085782
Derzeit besteht nach unserer Bewertung keine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Diese Bewertung wird bei Änderungen des Geschäftsmodells oder der Verarbeitungsumfänge erneut überprüft.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und digitalen Dienste, zur Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung, Systemsicherheit sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Soweit wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unserer eigenen Website, Vertragsanbahnung, Angeboten, Rechnungen und allgemeiner geschäftlicher Kommunikation verarbeiten, handeln wir als Verantwortlicher.
Soweit Mandanten personenbezogene Daten innerhalb der Plattform NachweisWerk verarbeiten, handeln die jeweiligen Mandanten grundsätzlich als Verantwortliche. Soweit wir diese Daten im Auftrag des jeweiligen Mandanten verarbeiten, handeln wir regelmäßig als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Unsere Anwendungen und produktiven Server werden bei Hetzner Cloud in Deutschland betrieben. Website-Domains und technischer E-Mail-Versand werden über ALL-INKL / Kasserver abgewickelt. Im Rahmen des Hostings werden technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet.
Beim Aufruf unserer Website können technisch erforderliche Protokolldaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Inhalte und URLs, Meldungen über Abrufe, Browsertyp, Betriebssystem und Referrer-URL.
Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der Sicherheit, Stabilität und Funktionsfähigkeit der Systeme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf Vertragsschluss gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Rechnungsdaten, interne Mitarbeiterkennungen / Personalnummern, Fahrzeugdaten, Führerscheindaten, Prüf-, Kontroll-, Unterweisungs- und Auditdaten sowie Protokoll- und Sicherheitsdaten.
Bei der Registrierung und Nutzung eines Mandantenkontos verarbeiten wir insbesondere Firmenname, Name des Administrators, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, interne Kennung / Personalnummer sowie Passwort-Hash. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
NachweisWerk verarbeitet mitarbeiterbezogene Vorgänge im Regelfall über mandantenseitig vergebene interne Kennungen. Die Identitätszuordnung zu einer natürlichen Person verbleibt grundsätzlich beim jeweiligen Mandanten. NachweisWerk ist ohne Zusatzinformationen des Mandanten regelmäßig nicht in der Lage, die betroffene Person selbst zu identifizieren.
Im Rahmen der Plattform können je nach Nutzung Fahrzeugdaten, Führerscheindaten, Prüfintervalle, Kontrollereignisse, Unterweisungsdaten und Auditdaten verarbeitet werden. Soweit wir diese Daten für Mandanten verarbeiten, erfolgt dies regelmäßig als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Mandanten.
NachweisWerk speichert Fotos aus Abfahrtskontrollen, Schadensberichten und Führerscheinkontrollen im Regelfall nicht serverseitig persistent. PDFs werden nicht dauerhaft auf den NachweisWerk-Servern gespeichert. Soweit PDFs erzeugt oder versendet werden, dient dies der Unterstützung des Mandanten. Die eigenverantwortliche Archivierung und Aufbewahrung verbleibt beim Mandanten.
Systembezogene E-Mails werden über einen konfigurierten SMTP-Dienst versendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Versand zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Hetzner Cloud (Hosting), ALL-INKL / Kasserver (E-Mail / SMTP), interne berechtigte Stellen des jeweiligen Mandanten, gesetzlich berechtigte oder verpflichtete Stellen.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU oder des EWR ist für die beschriebenen Kernsysteme nach aktuellem Stand nicht vorgesehen. Sollte dies künftig erforderlich werden, erfolgt dies nur auf Grundlage eines zulässigen Übermittlungsmechanismus nach Kapitel V DSGVO.
Auf App, Dashboard und Website werden derzeit keine externen Tracking-, Analyse- oder Marketingdienste eingesetzt. Es werden keine externen Schriftarten oder CDNs eingesetzt.
Die Plattform verwendet ein technisch erforderliches Session-Cookie zur Authentifizierung. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Endeinrichtungen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.
Eine Nutzung einwilligungspflichtiger Cookies oder vergleichbarer Technologien erfolgt nach aktuellem Stand nicht.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet derzeit nicht statt.
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit sowie Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Soweit NachweisWerk ohne Zusatzinformationen des Mandanten eine betroffene Person hinter einer internen Kennung nicht identifizieren kann, kann die Bearbeitung entsprechender Anfragen eine Mitwirkung des jeweiligen Mandanten erfordern.
Soweit die Bereitstellung personenbezogener Daten für den Vertragsschluss oder die Durchführung der Leistungen erforderlich ist, ist die Nichtbereitstellung damit verbunden, dass ein Vertrag gegebenenfalls nicht geschlossen oder durchgeführt werden kann.
Datenschutzanfragen können gerichtet werden an: info@nachweiswerk.de